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2022-795181 – Gestionnaire administratif et financier du projet IDIL

categorie emploi 2022-795181 - Gestionnaire administratif et financier du projet IDIL

Vos missions en quelques mots

• Mission principale et activités : Rattaché(e) à la chargée de projet IDIL, vous serez en charge d’assurer les fonctions de gestionnaire administratif et financier du projet (engagement de dépenses, suivi du budget, instruction de convention et leur suivi administratif et financier). Vous serez également en charge de la partie gestion pédagogique et scolarité des étudiants accueillis dans le cadre du projet IDIL.

• Activités :
 Gestion administrative et financière
– Assurer la gestion administrative du projet : bon de commande, ordre de mission, réservation d’hôtel et de titre de transport ;
– Assurer le suivi du budget et de la bonne mise en œuvre des factures, services fait, fiches inventaires, en lien avec la Direction des Affaires Financières ;
– Participer à la mise à jour de tableaux de bord et de suivi notamment financier ;
– Instruire des conventions de stage et d’accueil des étudiants dans les laboratoires ;
– Gérer et suivi financier des gratifications de stage pour chaque étudiant ;
– Instruire des demandes de transfert vers les laboratoires d’accueil des étudiants :
– Aider au suivi de l’instruction et circuit des signatures des conventions de reversement ;
– Assurer la gestion des heures d’enseignement et des heures complémentaires pour les personnels impactés en lien avec les composantes.

 Accueil et accompagnement des étudiants
– Accueil et accompagnement des étudiants internationaux sur les aspects logistiques et organisationnels lors de leur arrivée en France ;
– Accompagnement des étudiants pour les démarches administratives ou le suivi de leur scolarité, tout au long de leur parcours ;
– Appui à la gestion de la scolarité, et au suivi de la programmation générale des enseignements en lien avec les composantes de l’Université et les responsables de Master.

 Assistanat de l’équipe IDIL
– Gestion du secrétariat de l’équipe IDIL (gestion du courrier, des déplacements, des parapheurs…) ;
– Coordination des aspects logistiques (locaux, matériel, fournitures) de l’activité d’IDIL MUSE, notamment de manifestations (évènements, réunions…) ;
– Organisation et diffusion des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Profil recherché

• Qualifications : Bac exigé et Bac+2 souhaité
La maitrise écrite et orale de l’anglais est indispensable (niveau B2 minimum)

• Expérience : une expérience dans un établissement d’Enseignement Supérieur et de Recherche est fortement recommandée et une expérience dans le déploiement d’un projet d’envergure est souhaitée

COMPETENCES
• Savoir
– La maitrise écrite et orale de l’anglais est indispensable (niveau B2 minimum)
– Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement ;
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative ;
– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
– Bonne capacité rédactionnelle.

• Savoir-faire
– Organisation d’événements (réunions récurrentes et journées thématiques)
– Excellente capacité de communication orale et écrite ;
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…) ;
– Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…) ;
– Capacité d’organisation, polyvalence ;
– Aptitude à travailler en équipe ;
– Maîtrise de l’anglais niveau B2 min.

• Savoir être
– Goût du travail en équipe
– Force de proposition
– Bon relationnel, bonne présentation ;
– Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode ;
– Autonomie, disponible, réactivité ;
– Bonne capacité de résistance au stress.

Éléments de candidature

Personne à contacter

drh-recrut-biats@umontpellier.fr

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