Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de la directrice de la communication et de son adjointe, au sein du pôle « communication événementielle », le/la titulaire du poste sera principalement chargé(e) des missions suivantes :
o Suivi administratif :
ü Suivi des contrats prestataires, suivi des stocks de fournitures et objets promotionnels ;
ü Consultation quotidienne de la documentation spécialisée audiovisuelle (Bulletin Quotidien, Correspondance de la presse, Satellifax…), récupération, insertion et mise à jour des listings des différentes directions pour la mise à jour quotidienne du fichier contacts DIRCOM ;
ü Préparer les fichiers de contacts, les publipostages et les envois par l’outil d’emailings ;
ü Gérer les envois d’invitations et les listings de confirmations grâce aux outils informatiques prévus à cet effet.
o Suivi budgétaire :
ü Assurer, en lien avec la direction administrative, financière et des systèmes d’information, le suivi des commandes et des marchés publiques de la DIRCOM (graphisme, événementiel, surveillance presse … etc.) ;
ü Mise en place de tableaux bord de suivi budgétaire ;
ü Demande de devis auprès des prestataires référencés ;
ü Suivi budgétaire et administratif : saisi des bons de commandes, service fait dans l’outil de gestion PEP ;;
ü Participation à la préparation des dialogues de gestion pour la direction ; élaboration des documents nécessaires ; relecture des tableaux de suivi.
o Soutien dans l’organisation d’événements :
ü Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de compte-rendu, reporting et documents administratifs ;
ü Mettre en forme des présentations PowerPoint
ü Faire le lien avec l’accueil et la sécurité de la tour lors des événements ;
ü Réservation de salles ;
ü Suivi des listings ;
ü Mise à jour de la partie événementielle sur le calendrier DIRCOM ;
o Le / la titulaire du poste travaillera par ailleurs en binôme avec l’assistante de la direction (relais mutuel pour l’ensemble de leurs tâches, notamment pour les relais en cas d’absence).
Le /la titulaire du poste pourra également être conduit.e à participer, en tant que de besoin, à d’autres activités relevant des missions de la direction.
Profil recherché
Le /la titulaire du poste devra réunir les qualités suivantes :
– qualités rédactionnelles ;
– bonne connaissance du domaine budgétaire et des règles des marchés publics ;
– très bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, outils de publipostage), de visio-conférence, d’internet (messageries, navigateur) et de suivi de courrier;
– capacité à se former et maitriser les outils de gestion administrative et budgétaire ;
– rigueur ;
– sens du travail en équipe ;
– discrétion et respect des règles de confidentialité ;
– esprit d’équipe et qualités relationnelles ;
– forte autonomie, polyvalence et sens de l’organisation ;
– bonnes capacités d’adaptation et de gestion des imprévus
– intérêt pour le secteur audiovisuel et numérique.
Une expérience professionnelle dans un poste similaire serait fortement appréciée.
Niveau d’études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Formations générales, Spécialités plurivalentes des échanges et de la gestion (y compris administration générale des entreprises et des collectivités), Documentation, bibliothèques, administration des données
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l’envoi du CV et d’une lettre de motivation est obligatoire
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