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2022-981332 – Assistant.e gestionnaire administratif et financier

categorie emploi 2022-981332 - Assistant.e gestionnaire administratif et financier

Vos missions en quelques mots

Sous l’autorité de la directrice de la communication et de son adjointe, au sein du pôle « communication événementielle », le/la titulaire du poste sera principalement chargé(e) des missions suivantes :

o  Suivi administratif :

ü Suivi des contrats prestataires, suivi des stocks de fournitures et objets promotionnels ;

ü Consultation quotidienne de la documentation spécialisée audiovisuelle (Bulletin Quotidien, Correspondance de la presse, Satellifax…), récupération, insertion et mise à jour des listings des différentes directions pour la mise à jour quotidienne du fichier contacts DIRCOM ;

ü Préparer les fichiers de contacts, les publipostages et les envois par l’outil d’emailings ;

ü Gérer les envois d’invitations et les listings de confirmations grâce aux outils informatiques prévus à cet effet.

o  Suivi budgétaire :

ü Assurer, en lien avec la direction administrative, financière et des systèmes d’information, le suivi des commandes et des marchés publiques de la DIRCOM (graphisme, événementiel, surveillance presse … etc.) ;

ü Mise en place de tableaux bord de suivi budgétaire ;

ü Demande de devis auprès des prestataires référencés ;

ü Suivi budgétaire et administratif : saisi des bons de commandes, service fait dans l’outil de gestion PEP ;;

ü Participation à la préparation des dialogues de gestion pour la direction ; élaboration des documents nécessaires ; relecture des tableaux de suivi.

o  Soutien dans l’organisation d’événements :

ü Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de compte-rendu, reporting et documents administratifs ;

ü Mettre en forme des présentations PowerPoint

ü Faire le lien avec l’accueil et la sécurité de la tour lors des événements ;

ü Réservation de salles ;

ü Suivi des listings ;

ü Mise à jour de la partie événementielle sur le calendrier DIRCOM ;

o        Le / la titulaire du poste travaillera par ailleurs en binôme avec l’assistante de la direction (relais mutuel pour l’ensemble de leurs tâches, notamment pour les relais en cas d’absence).

Le /la titulaire du poste pourra également être conduit.e à participer, en tant que de besoin, à d’autres activités relevant des missions de la direction.

Profil recherché

Le /la titulaire du poste devra réunir les qualités suivantes :

–          qualités rédactionnelles ;

–          bonne connaissance du domaine budgétaire et des règles des marchés publics ;

–          très bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, outils de publipostage), de visio-conférence, d’internet (messageries, navigateur) et de suivi de courrier;

–          capacité à se former et maitriser les outils de gestion administrative et budgétaire ;

–          rigueur ;

–          sens du travail en équipe ;

–          discrétion et respect des règles de confidentialité ;

–          esprit d’équipe et qualités relationnelles ;

–          forte autonomie, polyvalence et sens de l’organisation ;

–          bonnes capacités d’adaptation et de gestion des imprévus

–          intérêt pour le secteur audiovisuel et numérique.

Une expérience professionnelle dans un poste similaire serait fortement appréciée.

Niveau d’études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
  • Spécialisation Formations générales, Spécialités plurivalentes des échanges et de la gestion (y compris administration générale des entreprises et des collectivités), Documentation, bibliothèques, administration des données

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l’envoi du CV et d’une lettre de motivation est obligatoire

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