Vos missions en quelques mots
La secrétaire assiste le chef d’établissement dans l’organisation quotidienne de son travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.
Le poste est rattaché à la direction de l’établissement. La secrétaire est placée sous la responsabilité du chef d’établissement qu’elle assiste dans toutes ses missions. Elle lui rend compte de tous les problèmes ou informations nécessaires à la direction de l’établissement.
Missions du poste
– Organiser et coordonner le fonctionnement général secrétariat de direction (bases élèves, professeurs, documents administratifs, outils de communication…).
– Assurer le secrétariat du service.
Assurer le suivi administratif des dossiers des personnels enseignants, d’éducation et de surveillance et le secrétariat des élèves.
Activités du poste :
– Accueil physique, téléphonique
– Lecture et gestion de la messagerie électronique
– Fournir une information de premier niveau aux personnels enseignants et d’éducation aux élèves ainsi qu’aux interlocuteurs extérieurs.
– Organisation logistique et administrative des conseils d’administration et des élections
– Secrétariat des élèves :
Gestion administrative des dossiers de candidature en Section internationale et binationale (vérification et enregistrement).
Organisation des épreuves de baccalauréat sous la conduite du chef d’établissement adjoint : répartition des jurys, tri des copies, préparation des réunions d’harmonisation, saisie des notes.
Contribution à la préparation des conseils de classe ;
– Suivi administratif des personnels
Enseignants en relation avec la DPE du rectorat (suivi des stages des absences, des remplacements, des mutations…)
Assistants d’éducation : établissement des contrats, instruction des dossiers et envoi au centre mutualisateur, déclaration mensuel pour la paye
Assistants de langue en lien avec le rectorat : demande d’immatriculation à la sécurité sociale, établissement des documents d’installation et suivi
– Archivage et classement des dossiers du service
Autres tâches administratives
Relations avec les autres services :
– Par la diversité des tâches effectuées le poste est en relation constante avec tous les membres de l’équipe éducative et de direction et avec de nombreux partenaires extérieurs de l’établissement.,
Relation directe avec le chef d’établissement
Profil recherché
Compétences principales :
– Bonne connaissance du système éducatif et de l’environnement professionnel d’un EPLE.
– Maîtrise des techniques de la communication orale et écrite (rédiger, mettre en forme).
– Sens de l’organisation, dynamisme.
– Connaissances réglementaires.
Compétences opérationnelles :
– Structurer son travail, évaluer et hiérarchiser les besoins.
– Savoir planifier et respecter les délais.
Maîtrise des outils bureautiques spécifiques (bonne connaissance des tableurs), savoir enregistrer, classer.
Compétences en langue anglaise attendues du fait du caractère international de l’établissement.
Compétences comportementales :
– Sens de l’organisation et de l’initiative.
– Capacité d’adaptation et à gérer le stress.
Réactivité, rigueur, fiabilité.
Déontologie
Loyauté dans la mission qui lui est confiée, discrétion et devoir de réserve, respect de la confidentialité
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