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2022-1001725 – AGENT DE SECRÉTARIAT CONFIRMÉ H/F

categorie emploi 2022-1001725 - AGENT DE SECRÉTARIAT CONFIRMÉ H/F

Vos missions en quelques mots

Intégré dans une équipe de 20 personnes, l’adjoint administratif s’occupera de la gestion administrative du centre : élaboration et enregistrement du courrier, suivi du budget fournitures de bureau, suivi des dossiers de candidature et d’engagement.

Possédant une bonne connaissance des outils bureautiques, réceptif à l’emploi de logiciels nouveaux et évolutifs, il sera doté d’une large autonomie de travail et devra faire preuve d’une grande rigueur et de capacités relationnelles développées, avec le monde militaire et civil.

Activités attachées au poste :

Principales :
– Suivi de la messagerie Tenir des tableaux de bord et envoyer la planification bimensuelle Editer et valider les contrats, tenir le registre officiel ;
– Suivre la campagne scolaire en liaison avec le CIRFA référent ;
– Accueil téléphonique durant les heures d’ouverture Archiver le courrier et les dossiers des candidats ;
– Traiter les demandes de CE et demandes d’habilitation (SOPHIA) ;
– Suivi et envoi des courriers réponses aux candidats issus des JDC ;
– Récupérer et envoyer le courrier à la poste ;
– Suivre les appels effectués aux candidats après l’engagement ;
– Maîtriser les applications SIREC, TACITE, FD en ligne, SILLAGE et NEMO.

Annexes :
– Suppléance du responsable de l’accueil en son absence ;
– Informer au téléphone les candidats et les orienter vers un CeR ;
– Aider au renseignement des formulaires ;
– Aider à l’organisation des cérémonies de signature de contrat (administratif et logistique) ;
– Accueillir les familles, vérifier et envoyer les dossiers ;
– Etablir les OMI (FD en ligne) et éditer les BUT (Hermès) ;
– Participer à la vie courante du CIRFA (faire les pleins des VGC, liaison au GRS IDF, accueil) ;
– Assurer les commandes de fournitures de bureaux.

Éléments de candidature

Personne à contacter

pierre.schmitt@intradef.gouv.fr

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