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2022-1061674 – Assistant.e en gestion administrative et financière

categorie emploi 2022-1061674 - Assistant.e en gestion administrative et financière

Vos missions en quelques mots

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES
 Assister, conseiller la direction dans ses fonctions
 Assurer le secrétariat de direction
Assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel
 Élaborer des documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus), préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
 Aider au montage des dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
 Préparer les contrats et les conventions de recherche
 Coordonner les aspects logistiques de la structure
 Suivre l’évolution des activités de recherche en cours et mettre à jour les archives (contrats, actions, thèses, communication)
 Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services des différentes tutelles de l’unité et les partenaires extérieurs
 Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion

ACTIVITÉS FINANCIÈRES (en lien avec la gestionnaire comptable)
Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution
Établir des bilans financiers, prévoir les dépenses et les recettes
 Présenter des états comptables aux réunions du conseil d’unité
Participer à la gestion comptable et financière (missions, commandes) pour assurer une continuité de service

ACTIVITÉS RESSOURCES HUMAINES
 Préparer les dossiers sous la supervision du directeur (recrutement, dossier de carrière)
Accueillir les nouveaux entrants
Assurer le suivi des congés et arrêts maladie du personnel

Profil recherché

Savoirs / connaissances
 S’approprier les objectifs et projets du laboratoire
Droit public
Droit des contrats
 S’approprier l’environnement de la Recherche, de l’Université, du CNRS, et les réseaux professionnels
 Méthodologie de conduite de projet
 Techniques d’élaboration de documents
 Connaissances budgétaires générales
 Finances publiques
 Techniques de communication
 Maîtriser les outils bureautiques courants
 Connaissance générale des ressources humaines
 Avoir des connaissances de base en anglais (Rédiger un mail, s’exprimer à l’oral), niveau B1 à B2

Savoir-faire
 Réaliser des synthèses
 Rédiger des documents
 Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
 Concevoir des tableaux de bord

Savoirs-être
 Rigueur et Fiabilité
 Réactivité
 Sens relationnel Autonomie, capacités à s’auto-former,

Compétences managériales

Niveau d’études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
  • Spécialisation Comptabilité, gestion, Secrétariat, bureautique

Compétences attendues

capacités d’adaptation, qualités relationnelles, autonomie, savoir travailler en réseau

Langues

  • Anglais Intermédiaire ou de survie

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