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2023-1112106 – Chef du pôle moyens généraux

categorie emploi 2023-1112106 - Chef du pôle moyens généraux

Vos missions en quelques mots

Missions du poste :

Management de l’équipe, pilotage des budgets du pôle, anticipation, programmation, organisation et contrôle des prestations extérieures. Impulser une dynamique par une approche innovante des missions tout en composant avec un fonctionnement très institutionnel de l’établissement. Notamment dans la mise en œuvre de la politique de développement durable pour la communauté universitaire, les partenaires et les sous-traitants qui sera un axe essentiel du poste.  

Activités principales

·         Management

–          Encadrer et animer les équipes du pôle MG sur chaque campus, et participer aux recrutements

–          Assurer la coordination et /ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel de pôle MG, réaliser les reportings régulier vers la direction lors de réunions ou de manière ponctuelle en fonction des urgences

–          Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble des domaines de gestion

–          Proposer et concevoir des outils de gestion administrative et de reportings, pour améliorer le fonctionnement du pôle MG, organiser et animer les réunions permanentes et ponctuelles du pôle

–          Rédiger et mettre à jour les procédures du Pôle MG

·         Évènementiel :

–          Coordonner le support logistique pour les évènements au sein de l’établissement

–          Définir et encadrer la sous-traitance pour le support des évènements d’envergure

·          Cadre de vie :

–          Assurer les services aux utilisateurs (agents, usagers) : recueillir leurs besoins en termes d’environnement de travail (administratif ou pédagogique), aménager les espaces de travail ou encore sensibiliser aux pratiques écoresponsables

–          Assurer le suivi de l’affectation des locaux et bureaux en relation avec les composantes

–          Gérer les contrats et les prestations de nettoyage des ensembles immobiliers et d’entretien des parcs/jardins des deux campus

–          Gérer les achats et le cycle de vie du mobilier, l’enregistrement et du contrôle de l’inventaire dans tous les services et composantes

–          Mettre en place et animer la politique de Gestion des Déchets dans le cadre du développement durable

·         Moyens partagés :

–          Organiser le stockage et l’élimination des archives en relation avec l’archiviste

–          Assurer la gestion d’un parc automobile dans le cadre de la transition écologique (réglementation, achat, formation à l’éco conduite, etc…)

–          Superviser les échéances des contrôles réglementaires et opérations de maintenance

–          Assurer la réception des gros colis et leur transfert vers les services et composantes

–          Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau, produits d’entretien, petit outillage, etc…

Activités complémentaires :

–          Participation indispensable à la gestion des situations de crise

Profil recherché

Connaissances :

·         Code de la commande publique, prestations, comptabilité publique

·         Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

·         Organisation et fonctionnement de l’Université

·         Politique environnementale et responsabilité sociétale.

Niveau de diplôme requis : BAC minimum (BAC+2 souhaité)

Domaine de formation souhaité : Logistique, gestion, organisation

Expérience professionnelle : 2-3 ans minimum

Compétences attendues

Compétences opérationnelles :
• Forte capacité managériale
• Rédaction de rapports, documents, tableaux de bord, procédures
• Maîtrise des outils bureautiques, informatiques et logiciels métiers
• Bonnes notions de gestion budgétaire

Compétences comportementales :
• Très bonnes qualités de communication et d’écoute
• Réactivité, rigueur, organisation
• Aptitudes relationnelles
• Capacité d’adaptation et d’innovation

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