Vos missions en quelques mots
Mission du poste
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Administrative déléguée du Campus santé (DAC), et la double autorité fonctionnelle des Doyens, vous contribuerez au pilotage administratif des activités des composantes d’Odontologie (50%) et de Pharmacie (50%).
Activités principales
Aide au pilotage et à l’appui stratégique en mode projet
– Seconder les Doyens et leur équipe dans l’élaboration et la mise en œuvre des orientations stratégiques
– Proposer des solutions organisationnelles dans un objectif d’amélioration continue de la qualité du service
– Assurer la mise en œuvre et le suivi des outils de pilotage
– Accompagner les porteurs de projets pour planifier et anticiper les contraintes et les besoins
– Coordonner l’ensemble des services pour la mise en place des projets
– Communiquer et valoriser les différents projets
– Représenter l’équipe de direction auprès des partenaires internes et externes
Encadrer les ressources humaines
– Prévoir, en collaboration avec la DAC et les Doyens, la campagne d’emploi
– Encadrer les agents, surtout pour les fonctions stratégiques ou sensibles pour le bon fonctionnement de la composante (finance, scolarité, communication/multimédia/numérique, appui à la recherche, infrastructures)
– Coordonner le suivi des carrières (promotion, formation, …) et harmoniser les pratiques
– Assurer la meilleure adéquation entre le poste et les compétences des différents personnels
– Réaliser les entretiens individuels des personnels
Analyser la réglementation et la mettre en œuvre
– Collecter l’information, s’assurer de sa circulation en interne et en externe
– Participer à l’organisation et la légalité des élections
– Vérifier le respect des règles de santé et sécurité
Préparer et appliquer les décisions administratives
– Faire régulièrement le point, la synthèse et le bilan des problèmes et des dossiers en cours
– Participer aux conseils et différentes réunions de la composante, rédiger les comptes rendus et procès-verbaux
– Négocier et rédiger des conventions (partenariat, prêt de matériels ou locaux)
– S’assurer du suivi et de l’exécution budgétaire
Gestion des infrastructures
– Suivre les travaux à réaliser
– Programmer les travaux de maintenance
Profil recherché
Profil et compétences recherchées (savoirs, savoir-faire, et savoir-être)
– Expertise dans des fonctions administratives
– Connaissances des principes, réglementation et procédures en matière de gestion administrative de la formation
– Connaissances de l’organisation de l’enseignement supérieur et du fonctionnement des universités
– Expérience significative en encadrement et animation d’équipe
– Bonne pratique des techniques de communication
– Maitrise des méthodes de conduite de projet
– Maitrise des outils de bureautique et de communication
– Notions en techniques de conduite du changement
– Aptitude à déléguer et évaluer
– Sens de l’organisation, capacité à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
– Capacité à gérer des aléas et à rendre compte dans une logique de travail en équipe
– Capacité de conceptualisation et prospective,
– Capacité à gérer des situations conflictuelles, conduire des négociations et rendre des arbitrages
– Sens du relationnel et de la diplomatie
– Rigueur et fiabilité
– Sens de l’initiative, de la réactivité et de l’adaptation
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